L’intelligenza artificiale non è più riservata ai tecnici o alle grandi aziende. Oggi basta scrivere in chat per risparmiare tempo, prendere decisioni migliori e lavorare in modo più smart. In questo articolo vediamo cosa puoi fare concretamente con un bot AI (chatGPT, Gemini o altro), anche se Excel ti mette ansia e “prompt” ti suona come una malattia tropicale (se ti sei perso cosa è un prompt, leggi questo articolo).
1. Scrivere email professionali (senza l’ansia da foglio bianco)
Hai presente quando devi rispondere a un cliente in modo cortese, ma anche deciso, ma anche chiaro, ma anche professionale, e intanto ti si raffredda il caffè?
Con l’AI, puoi scrivere:
“Devo rispondere a questo cliente che chiede uno sconto, senza dire subito di no ma facendo capire che non è possibile. Il tono dev’essere fermo ma gentile.”
E in pochi secondi ti trovi davanti una bozza perfetta, già pronta per essere adattata al volo. Se non ti convince il tono, basta scrivere: “Falla un po’ più empatica”. O “più breve”. O “con un tocco di ironia”. Et voilà.
2. Creare contenuti per social e newsletter (anche quando hai il cervello in modalità aereo)
Ogni volta che ti metti davanti al calendario editoriale, succede una cosa strana: le idee si volatilizzano.
Con un bot AI puoi semplicemente dire:
“Scrivimi 3 idee di post per Instagram per una piccola libreria indipendente che vuole promuovere letture estive”.
Oppure: “Fammi un testo breve e ironico per una newsletter di uno studio di architettura”.
E sì, funzionano davvero. Non ti sostituisce, ma ti dà la spinta giusta per non partire da zero. E in certi giorni, è già tanto.
3. Riassumere testi lunghi (senza leggere tutto)
Ricevi un PDF di 14 pagine e pensi: “Lo leggo dopo”? Traduzione: “Mai”. Con l’AI puoi caricarlo (o incollarne il contenuto) e scrivere:
“Riassumimi i punti chiave di questo documento”
Oppure: “Spiegami cosa cambia per la mia azienda con questa nuova normativa”.
Funziona anche per email infinite, rapporti di progetto e perfino chat di gruppo aziendali (ma lì servirebbe anche un po’ di terapia).
4. Preparare presentazioni e scalette
Stai per presentare una nuova idea, ma non sai da dove iniziare? Scrivi:
“Fammi una scaletta per una presentazione di 10 minuti sulla sostenibilità in azienda, rivolta a clienti non tecnici”.
Oppure: “Suggeriscimi come strutturare un pitch per una nuova linea di prodotto”.
Può creare i titoli delle slide, darti le frasi chiave, suggerire esempi. Poi sta a te metterci la faccia – e magari anche il font giusto.
5. Analizzare dati da Excel (senza impazzire con il CERCA.VERT)
L’Excel non ti spaventa… ma solo se si limita a sommare colonne. Se ti trovi davanti un file con mille righe, filtri strani e sigle indecifrabili, puoi chiedere all’AI di aiutarti.
Basta scrivere:
“Ho questo file con le vendite degli ultimi 3 mesi: aiutami a capire quali sono i prodotti più venduti”
Oppure: “Analizza questo file e fammi un confronto tra i fatturati di aprile 2024 e aprile 2025”.
Oppure ancora: “Questo file Excel contiene l’andamento delle vendite negli ultimi 3 mesi. Creami una tabella e un grafico con il fatturato suddiviso per mese e per agente”
L’unica cosa che devi saper fare è allegare il file e spiegare con parole semplici cosa vuoi ottenere. Il resto lo fa lei. Senza sudore freddo e senza pianti davanti alla tastiera.
6. Generare testi ricorrenti (e smettere di riscrivere sempre le stesse cose)
Quante volte ti capita di riscrivere la stessa email? O la descrizione di un servizio? O il messaggio “Gentile cliente, le confermiamo…”?
Con l’AI puoi chiedere:
“Genera un modello di email di conferma appuntamento per uno studio dentistico”
Oppure: “Scrivimi una descrizione generica per un servizio di consulenza finanziaria, personalizzabile con i dettagli del cliente”.
Ti crea un testo-tipo, riutilizzabile, modificabile, e soprattutto… copiabile in due clic. Quello che serviva, ma senza aprire un file Word del 2018.
7. Creare domande per interviste o questionari
Devi intervistare un cliente per un caso studio? Raccogliere feedback con un sondaggio? Fare un questionario per nuovi assunti?
Chiedi:
“Fammi 10 domande per capire cosa pensa un cliente dopo un intervento di ristrutturazione”
Oppure: “Scrivimi 5 domande per un’intervista a un collaboratore sul clima aziendale”.
E avrai un punto di partenza solido. Che puoi usare così com’è, o modificare con due parole. Senza dover improvvisare sul momento con frasi tipo: “Ehm… com’è andata?”
8. Semplificare testi complessi (per clienti, colleghi, o zii confusi)
Hai un testo tecnico e vuoi renderlo comprensibile anche a chi non ha idea di cosa faccia un CRM?
Scrivi:
“Semplifica questo testo per un pubblico che non conosce termini informatici”
Oppure: “Spiegami questo paragrafo come se lo stessi raccontando a uno studente delle medie”.
Nessuna offesa per gli studenti delle medie, sia chiaro: semplicemente, sono l’unità di misura universale della chiarezza.
Tendi a essere prolisso e a scrivere lunghissime e-mail? Chiedi al bot AI: “Sintetizza il testo di questa e-mail”… soffrirai un po’ per il taglio dei tuoi bellissimi discorsi e ragionamenti, ma il destinatario te ne sarà grato!
9. Scrivere annunci di lavoro (che attirino le persone giuste)
Stai cercando una nuova risorsa ma non vuoi pubblicare il solito annuncio copia-incolla tipo “azienda leader nel settore cerca giovane dinamico”?
Prova con:
“Scrivimi un annuncio per un grafico junior, da pubblicare su LinkedIn, tono informale ma chiaro”
Oppure: “Fammi una descrizione del ruolo di addetto al customer care, con enfasi sulle soft skill”.
Il risultato? Annunci che suonano autentici, specifici e umani. E che magari attirano candidati che li leggono davvero.
10. Cambiare tono
Hai scritto una mail, un documento, una relazione ma non sei soddisfatto del tono usato?
Prova con un “Riscrivi questo documento aggiungendo un po’ di ironia” o “Riscrivi questa relazione usando un tono più formale” oppure indica direttamente i destinatari “Riscrivi questa documento con un tono adatto ad una presentazione da fare al responsabile marketing di una piccola azienda”.
Spoiler: e puoi anche chiederle di correggerti gli errori!
11. Bonus: Usare GPT per imparare a usare GPT
La cosa più bella è che puoi anche chiedere:
“Mi spieghi come posso usare meglio questa chat per il mio lavoro?”
Oppure: “Fammi un elenco delle cose che potrei chiederti, in base alla mia attività che è ……”.
È come avere una guida turistica dell’AI, sempre pronta, sempre paziente, e senza commissioni.
Cosa NON aspettarti dall’AI (almeno per ora)
Sì, è potente. Sì, è utile. Ma no, non fa miracoli. Ecco un paio di limiti da tenere a mente.
Non prende decisioni per te. Ti aiuta a ragionare, sintetizzare, chiarire. Ma la responsabilità finale è ancora tua (e va bene così).
Non è sempre aggiornata. Se stai cercando l’ultima modifica del codice degli appalti pubblici o la tendenza TikTok di ieri sera… forse è meglio usare Google.
E soprattutto: se le chiedi qualcosa di vago tipo “Fammi una strategia”, rischi di ricevere una risposta tipo “Sii più strategico”. Che, diciamolo, non aiuta molto.
Come iniziare senza complicarti la vita
Non serve iscriversi a un master. Basta scrivere in chat come faresti con un collega -e, semmai, leggere gli altri articoli di Altuofianco sull’intelligenza artificiale 😉
Parti da qualcosa di semplice. Una mail. Un post. Un riassunto. Qualcosa che fai tutti i giorni e che ti prende più tempo del dovuto.
Poi, se ti trovi bene, allarghi un po’ alla volta. Ti fai aiutare per un report, una presentazione, un testo da semplificare. Scoprirai che ti risponde anche il sabato sera (ma magari tu, il sabato sera, fai altro).
Se sai scrivere una domanda, sai già usare l’AI
Non c’è bisogno di sapere programmare, parlare inglese tecnico o capire cosa vuol dire “fine-tuning”.
Ti basta iniziare con una frase tipo: “Mi aiuti a…”
E vedere dove ti porta.
Non sarà perfetta, non sarà infallibile, ma l’AI può darti una spinta enorme. Soprattutto in quelle attività che ti consumano energia senza restituirti molta soddisfazione.
E ogni minuto risparmiato grazie all’AI è un minuto che puoi dedicare a qualcosa di più utile. O anche solo a una pausa. Con il caffè caldo, stavolta.
P.S. Se ti sei perso le puntate precedenti, puoi leggerle qui:
– Cosa è davvero l’intelligenza artificiale e perchè tutti ne parlano
– L’AI non ti ruba il lavoro: ti libera da quello noioso!
– Prompt? L’ABC per iniziare a usare l’AI oggi stesso
